6 korakov do učinkovitega načrtovanja

Za dolgoročne cilje potrebujete večletni načrt, za kratkoročne cilje - četrtletni načrt, za trenutne pa mesečni, tedenski, dnevni. Kaj je zares pomembno pri načrtovanju? Tu je 6 najpomembnejših korakov za uspešno načrtovanje.

Strokovnjaki za upravljanje s časom svetujejo, da pri načrtovanju tekočih zadev to počnete v perspektivi tedna, saj teden daje širši kontekst našim dejavnostim. In kaj je treba upoštevati pri organiziranju nalog?

Zahvaljujoč časovni deski boste odkrili, da vam ni treba storiti vsega! Potem boste spoznali veselje do uživanja v prostem času. Naš osebni in poklicni uspeh je v veliki meri odvisen od tega, kako si organiziramo čas. Način porabe si izberemo sami, nosimo tudi posledice teh odločitev. Da bi se sčasoma dobro obnašali, sledimo maksimi Stephena R. Coveyja: "Namesto da bi se osredotočili na pravilno početje, morate svojo pozornost usmeriti na to, da naredite pravo stvar." Na naše odločitve o porabi časa vplivata dva merila - nujnost in pomembnost. Pogosto pripisujemo pomembnost preveč nalogam. Toda pravilno določanje prednostnih nalog je uresničitev tega, kar je največ v naši hierarhiji vrednot, ne le odziv na nujne zadeve. Kako jih ločiti med seboj? Nujnost je merilo, povezano s časom, pomembnostjo za naše cilje. Praktično orodje, ki prikazuje obseg dejavnosti in pomaga prepoznati, kaj je resnično pomembno, je časovna deska. Najpomembnejši pogoj za učinkovito ukrepanje in načrtovanje je, da se osredotočimo na kvadrant II in hkrati odstranimo številne dejavnosti iz I in III ter ignoriramo kvadrant IV.

Pomembno

Časovni razpored: kvadrant I.

Obsega tako pomembne kot nujne zadeve. Gre za "krizno upravljanje" - ukrepe strateškega pomena in nujne zadeve. V tem četrtletju delamo, s svojim znanjem se odzivamo na številne situacije in se soočamo z izzivi. Teh zadev ne moremo zanemariti.

Časovni razpored: kvadrant II

Obsega pomembne, a ne nujne zadeve. Gre za "kakovostno" četrtletje, v katerem se obvladujemo: načrtujemo dolgoročne načrte, predvidevamo in preprečujemo težave, razvijamo sposobnosti, se regeneriramo, preživljamo čas z ljubljenimi. Več časa kot v tem četrtletju porabimo, bolj se povečuje naša sposobnost delovanja. Zanemarjanje dejavnosti v njem razširi kvadrant I, ki nas sčasoma požre, povzroči stres in izgorelost.

Časovni razpored: kvadrant III

V njej so nujne zadeve, ki pa niso pomembne. To je četrt zablode, kajti brkanje okoli nujnega lahko ustvari iluzijo pomembnosti. V tem kvadrantu izvajamo dejanja, ki so trenutna, a pomembna za nekoga drugega, izpolnjujemo pričakovanja drugih, misleč, da smo v kvadrantu I.

Časovni razpored: kvadrant IV

To niso nujne in nepomembne zadeve. Z zmanjšanjem časa, porabljenega v tem četrtletju, bomo pridobili čas za res pomembne stvari.

1. Učinkovito načrtovanje: razmislite o svoji viziji in poslanstvu

Ko začnete načrtovati svoje dejavnosti, razmislite, kaj je najpomembnejše v vašem življenju. Pomislite na svojo vizijo, kaj bi radi počeli, pravila, po katerih se ravnate (kompas!). Kolikor se zdi oddaljeno, je izjemno pomembno, ker vaša prepričanja vplivajo na cilje, ki ste si jih zastavili, na odločitve, ki jih sprejmete, in na način, kako preživite čas.

Razmislek o lastnem poslanstvu je nujen pogoj za ravnanje v skladu s pomembnim, saj močno vpliva na izvajanje ostalih dejavnosti, dodeljenih četrtini II. Če je vaš življenjski kredo osebni razvoj, druženje z družino, odkrivanje vrednosti življenja ali družbene dejavnosti, boste ob občasnem vračanju k njemu vtisnili najpomembnejše stvari v svoj spomin. Naloga bo ustvarila okvir, znotraj katerega se boste lahko odločali v naslednjih fazah načrtovanja.

2. Učinkovito načrtovanje: določite svoje vloge

Vloge so simboli dolžnosti, odnosov z ljudmi, dejavnosti v korist družbe. Njihova opredelitev jasno ustvarja naravno strukturo, ki nam omogoča ohranjanje ravnovesja. Vloge, ki jih igrate, temeljijo na vašem poslanstvu. Na papirju napišite svoje vloge (npr. Žena, mati, študentka, vodja, direktor, član športnega kluba). Raziskave kažejo, da je pojavljanje v več kot sedmih neučinkovito, zato poskusite na primer združiti določene funkcije.Ugotavljanje življenjskih vlog vam pomaga videti življenje kot celoto - vidite lahko, da ne gre samo za službo ali družino, temveč za vse skupaj. Ko opisujete svoje vloge, boste opazili "pomembne, a ne nujne" zadeve (kvadrant II), ki jih običajno prezrete. Poleg vlog v tedenski urnik dodajte še "ostrenje žage". To je energija, ki bi jo morali vložiti v izpopolnjevanje svojih veščin v štirih temeljnih dimenzijah življenja - fizični, socialni, intelektualni in duhovni. Absorbirani v "žaganju" (pridobivanje rezultatov), ​​pozabimo "izostriti žago" (ohraniti ali razviti sposobnost doseganja rezultatov v prihodnosti). Če se na primer ne ukvarjamo s športom (fizična sfera), ne razvijamo znanja (socialna sfera), ne sledimo najnovejšim razvojem v naši industriji (intelektualna sfera) ali ne vemo, kaj nam je v življenju pomembno (duhovna sfera), lahko "postanemo topi ”Z neravnovesjem.

3. Učinkovito načrtovanje: Za vsako vlogo izberite cilje

Razmislite o najpomembnejšem, kar lahko v tem tednu naredite v posamezni vlogi, da dosežete pozitivne rezultate. Kaj je bistvenega pomena, na primer kot žena, mož, starš, zaposleni? Pri iskanju dejavnosti uporabite kompas in ne uro in se osredotočite na tisto, kar je pomembno, ne nujno. To je lahko na primer zmenek z možem, več časa za otroka, zbiranje informacij o tečaju hitrega branja, meditacija. Za vsako vlogo si postavite enega ali dva cilja.

4. Učinkovito načrtovanje: naučite se sprejemati odločitve

Da bi cilje četrtine II prenesli v akcijski načrt, se morate ves teden naučiti sprejemati pravilne odločitve. Pogosto poskušamo najti čas za "pomembne" dejavnosti v četrti I in III, ki so že polne dejavnosti. Vržemo se iz enega primera v drugega, ga zaupamo nekomu drugemu, ga preložimo v upanju, da bomo našli čas za najpomembnejše stvari. Toda - kot piše Stephen R. Covey - " bistvo ni določiti prednost načrtov, ampak načrtovati prednostne naloge." Predstavljajte si širok kozarec, v katerega položite velike kamne. Čeprav je kozarec napolnjen s kamni, ni poln, v vrzeli lahko posujete gramoz. Toda resnica je, da kozarec še vedno ni poln - lahko dodate pesek in nato še vodo. Naši cilji v četrtini II so "veliki kamni". Če se najprej ukvarjamo z drugimi zadevami - vodo, peskom in gramozom, nato pa želimo v načrt umestiti velike kamne, bodo naši poskusi zaman. Če pa bomo vedeli, katere stvari so veliki kamni, in jih poravnali pred vsemi ostalimi, bomo videli, koliko lahko dosežemo in koliko vode, peska in gramoza je v praznih prostorih. Dosegli bomo tisto, kar se nam zdi pomembno, hkrati pa bomo temu primerno »prilagodili« tudi druge dejavnosti.

5. Učinkovito načrtovanje: organizirajte vsak dan

Vaša vsakodnevna opravila so kljub nepričakovanim okoliščinam in izzivom dneva najprej narediti najpomembnejše stvari. Včasih vam bo uspelo izvesti načrt, drugič ga boste morali spremeniti, vendar se pri sprejemanju odločitev zanašajte na indikacije vašega notranjega kompasa. Če želite najpomembnejše stvari postaviti na prvo mesto, zjutraj:

UMISLITE POTEK DANA - preglejte tedenski urnik, poiščite svoj položaj in si oglejte ta dan v kontekstu sedmih dni. To vam bo pomagalo, da se ustrezno odzovete na nepričakovane situacije.

DOLOČITE PREDNOSTNE NALOGE - označite svoja dejanja s simboli četrtletja I in II - zahvaljujoč temu boste prepričani, da zadeve iz tretje četrtine ne ustrezajo vašemu urniku. Če je potrebno nadaljnje določanje prednostnih nalog, podrobneje označite dejavnosti v četrtletjih I in II (npr. S krogom).

DOLOČITE ČAS IN ČAS NALOGE - ločite tiste, ki so strogo časovno določeni, od tistih, ki jih je mogoče izvesti kadar koli v dnevu. Zapišite si tudi časovne omejitve za določene dejavnosti.

6. Učinkovito načrtovanje: ocenite svojo učinkovitost

Konec tedna razmislite, katere cilje ste dosegli, s katerimi izzivi ste se soočili, kakšne odločitve sprejeti in ali so bile najpomembnejše stvari pri izbiri prve. Tedenski povzetek vam pomaga, da se izognete ponavljanju istih napak, omogoča pa vam tudi večjo učinkovitost v naslednjih tednih.